Een meldpunt om onregelmatigheden kenbaar te maken heeft als doel om personen te beschermen als zij informatie uit hun werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Hiervoor moet men terecht kunnen via veilige meldingskanalen. Bij voorkeur is dat kanaal intern binnen de eigen organisatie. Ook meldingen bij het bevoegde externe meldingskanaal of openbaarmaking zijn mogelijk.
Elke vorm van tegenmaatregelen of terechtwijzingen (represailles) naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, is strikt verboden.
Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Dit kunnen personeelsleden zijn, maar ook andere personen die met IVAREM samenwerken, zoals bijvoorbeeld vrijwilligers, aannemers, leveranciers, sollicitanten, voormalige werknemers... Ook anonieme meldingen worden beschermd onder het decreet en het klokkenluiderssysteem.
Het Bestuursdecreet definieert het begrip 'inbreuk' als een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of het doel of de toepassing van de regelgeving ondermijnt.
Een melding van een onregelmatigheid kan dus gaan over inbreuk op een regelgeving die op het lokale bestuur van toepassing is, die zich feitelijk of mogelijk al heeft voorgedaan of die zeer waarschijnlijk zal plaatsvinden.
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
De nieuwe regeling voorziet een verbod op represailles. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen, schorsing of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in de tijd.
De procedure die het meldkanaal volgt, ligt formeel vast:
- Mensen kunnen schriftelijk (e-mail of brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting een melding bezorgen. Dit kan zowel bij het interne als het externe meldpunt. De melder heeft hierbij recht op een verslag.
- Binnen de 7 kalenderdagen dient de melder een ontvangstmelding te krijgen. Binnen de 3 maanden moet er inhoudelijke feedback betreffende de melding volgen.
- Het Bestuursdecreet en GDPR bepaalde duidelijk aan welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en geeft richtlijnen over de bewaring.
De Europese Klokkenluidersrichtlijn wil mensen die overtredingen en misbruiken aanklagen, beschermen tegen de negatieve gevolgen van de melding. De Vlaamse overheid heeft de Europese richtlijnen omgezet naar regelgeving met een decreet. Dat Bestuursdecreet is van toepassing voor de Vlaamse overheid en de lokale besturen. Het decreet werd op 16 november 2022 goedgekeurd in het Vlaams parlement en trad in werking op 11 december 2022.